訪問看護ステーション

 

西大阪訪問看護ステーションで事務長を務めている村岡です。 
素人事務長村岡のコラム、その名も「痒いところは自分で掻け!」です。  
ど素人だった私が、訪問看護ステーションの開設から現在に至るまで、酸いも甘いも傍観してきた実体験を元にした”よもやま話”をご紹介します。
あれは平成23年9月。 開設して思った事。 いや、正確には開設前から思ってた事です。


介護ソフトって、どれを使えばいいんだよ

数百万のソフトから、数千円の月額のソフトまで、ラインナップは豊富。

「ありがたい?」

いやいや、逆に困りますよ。大体、何が良いかわからない上、良さげなソフトは、当たり前のように高いし。
シンプルな機能のソフトは安いけど、安いだけじゃ満足できないセンサーが反応するし。

 

悩みに悩んだ決断は、

「紙で。」

ペーパーレス、エコ中心の世の中を逆行する英断!古き良き昭和の人間です。

カルテ⇒手書き。
計画書⇒手書き。
報告書⇒手書き。

 

オール手書きでリーズナブルな滑り出し。好調でしたが、開設後1カ月で、早くもピンチが到来します。

 

 

介護請求の乱

手書きじゃ間に合わないで候・・・」

 

介護保険のレセプトは、”介護給付費明細書”という様式に、”サービスコード”、”単位”を記入して”地域区分の単価”を乗算し、加算単位も加味して計算・合算します。
また、”保険証有効期間”や”被保険者番号”等、利用者のパーソナルデータや事業所情報諸々、結構な記載ボリュームとなるわけです。これを利用者毎に1枚ずつ。更に”介護給付費請求書”で合計表を作成し、市区町村ごとに作成するんです。

 

開設当時は、5人~10人程度の請求業務でしたが、介護請求に付随して他事業所に配る”提供表”や”主治医に提出する書類”、また”自社保管用書類”等、とにかく書類が多いんです。

 

結果、1か月でコピー用紙3~400枚を使うことなりました。

 

加えて、保険証の期間管理、提供表の管理、指示書の管理、各利用者の担当CMさんの管理、また実績の管理や契約書の管理諸々。
書類の量だけじゃなくその書類を保管、管理する仕事もとても大事な仕事の一つ。

 

それをすべてアナログ・・・
膨大な紙の管理・・・

 

「殿、討ち死にでござるーっ!」

「無念―っ!」

「いやいや待てーい!城を陥落させるわけにはいかーんっ!」

 

結局のところ、「真剣」に今後の事も見据え、介護請求ソフト導入計画を立てました。

そもそもの「紙で。」という無謀なプランがどうなのよ?という正論はさておき、効率化を進めるために各商品の比較を始めました。

 

 

介護ソフト導入に向けての要件

  1. 導入コスト
  2. ランニングコスト
  3. 対応する保険制度
  4. 付帯機能
導入コスト

当時の会社の財務状況を踏まえ、20万迄と決めました。

 

ランニングコスト

ライセンス課金制(※スタッフ数×〇〇円/月と)で、 3万円/月迄で探しました。

当時スタッフの数は3~5名でしたが、拡大する計画があった為、スタッフが20~50名になると、コストが莫大に上がる可能性があり、離職率が高い介護業界で、入退職都度のライセンス登録やそのコストを懸念し、ライセンス制ではなく、システム単価の商品のみを検討しました。

 

対応する保険制度

介護・医療保険の双方に対応しているものとしました。
これは、訪問看護ステーションならではの特徴です。

他介護事業所と違い、医療保険も利用できる在宅医療の分野であった為、システムを導入するなら、介護・医療の双方を取り扱うことができる機能は必須でした。

もちろん、介護保険ソフト+医療保険ソフトの2種類を導入し、運用することも不可能ではありませんでしたが、それらが連動していなければ介護保険から医療保険に切り替わる利用者様、その逆の場合も連動ができない故の作業が複雑になる可能性が大いにあったわけです。

効率化を目的とした、システム導入を目指すなら、ここは妥協せず拘ろうと考えた部分です。

 

付帯機能

実績、請求機能だけではなく、電子カルテ機能や利用者請求機能、集金管理機能が付帯したソフトを選びました。
実績、請求機能は、どのソフトにも当たり前に付いていますので、1~3の要件のみでは、絞り込めないわけです。そのため、どれだけの機能が付いているか、とう判断基準を挙げました。

コストも同じ、欲しい機能もある、あとはオプション機能がどれだけ付帯されているか、というシンプルな考え方です。

 

 

介護ソフト導入に向けての実施事項

まずは、導入予定を2カ月先と定め、各業者一斉に見積もりと営業担当との面談を組みました。

各会社の営業担当者に電話だけでなく直接会ったのは正解。
コチラの要望と予算だけではなく、各商品ソフトには相応のコンセプトがあるため、まさに業界のニーズと動向が見られ、様々な情報を得られたからです。また、こちらの体制やビジョンを話すことで、保守内容やランニングコストの部分を担当者と相談でき、ディスカウント交渉ができた事も大きかったです。

その結果、1カ月後には4社の製品比較が終了し、社内で検討の結果、導入するソフトが決定しました。

 

1~3は希望どおりで、4では当時想定していた付帯機能以外にも、統計機能、集計機能、分析機能、伝送機能、口座振替機能、スマホ対応機能も搭載した、考えていたよりも、十分に効率化を望めるソフトを発見したんです。
もちろん「かゆい部分」もありましたが、パーフェクトなソフトは自社開発するしかありません。

また、運用後は、「かゆい部分」は案外なく、一定の機能があれば、十分である場合が多々あると感じました。

 

要は、どう「楽」に仕事を進めるか?が大事な訳ですよ。
お金をかけてでも使えるものは使って、時間が空いたら他の仕事をする、いや、できる!
そうすると、事業もまた伸びる可能性がある!Time is moneyですよ、社長さん!

 

 

介護ソフト導入から4年後

当時の「アナログ時代」を知るスタッフはこう言います。

「殿… 天国でござる」

 

私はこう言います。

「よきにはからえ!」

 

現在スタッフ数40名程度。順調に拡大し、介護請求ソフトは、なくてはならない存在です。

 

ちなみに弊社が選定したソフトウェアはこちらです。

 

at home看護Mobile ASPサービス
http://www.apollosystem.co.jp/athome/index.html

 

 

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